採用活動の成果を大きく左右する最初のステップが、応募者を集める「母集団形成」です。しかし、労働力不足の深刻化を背景に、自社が求める人材を必要な数だけ確保できずに頭を抱える採用担当者は少なくないのではないでしょうか。
この記事では、母集団形成の基本的な考え方や主要な手法の特徴、実践的な進め方、よくある課題への対策を解説します。
＜この記事でわかること＞
母集団形成とは、自社の求人に応募した、または自社の求人・採用活動に関心を持つ候補者の集合体である「母集団」を獲得するための、一連の活動のことです。
採用活動を成功させるには、母集団の「量」（採用人数から逆算した必要候補者数）と「質」（自社への適合度）を両立させることが欠かせません。母集団形成は、採用計画全体の出発点となる工程といえるでしょう。
なお、新卒採用と中途採用では、母集団形成のアプローチが異なります。新卒採用では時間をかけて入社意欲を育てる育成型のアプローチが主流である一方、中途採用では即戦力となる人材を短期間で確保する、即戦力型のアプローチが中心です。
母集団形成に力を入れることで、採用活動全体にどのような効果が期待できるのでしょうか。母集団形成がもたらす代表的な3つのメリットを見ていきましょう。
＜母集団形成のメリット＞
母集団形成の大きなメリットのひとつが、選考に進む前の段階で候補者の質を担保できる点です。ターゲット要件を明確にしておくことで、自社の求める人物像に合った候補者を、選考前にある程度絞り込むことができます。
闇雲に応募を集めても、選考工数が増えるだけで採用の質は上がりません。母集団の設計段階で「誰を集めるか」を決めることが、採用精度を高める出発点となります。必要なスキルや経験、価値観などの要件を求人原稿やスカウト文に具体的に反映しておけば、要件と合わない層からの応募を抑えられるでしょう。
母集団の質が高いほど、書類選考や一次選考での見送り、不要な面接が少なくなり、一次面接から内定までのプロセスを効率化しやすくなります。
こうして生まれた余力は、ほかの採用施策へのリソース配分にもつながります。選考に追われる状態から脱し、母集団形成という上流工程に投資できる体制を築けることは、採用担当者にとって大きな意味を持つでしょう。
母集団形成は、事業の成長フェーズに合わせた採用設計の基盤としても機能します。
場当たり的な採用を続けていると、必要な人材を必要なタイミングで確保できず、事業計画に遅れが生じかねません。一方、事業計画から逆算して「いつまでに何人採用すべきか」を明確にした上で母集団を設計しておけば、採用の進捗が計画に対して順調か遅れているかを判断しやすくなります。採用を単なる欠員補充ではなく、事業成長の原動力として機能させるためにも、母集団形成は欠かせないプロセスです。
母集団形成には複数の手法があり、それぞれ特徴やコスト、アプローチできる対象が異なります。ここでは代表的な4つの手法を取り上げ、それぞれの強みを整理しましょう。
＜母集団形成の主な手法＞
求人サイトや求人情報誌などの求人媒体を利用すれば、幅広い層へのリーチが可能になります。多くの求職者に利用されている手法のため、応募人数が多いポジションや、経験を問わない募集に向いています。
ただし、求人媒体には多数の求人が掲載されていることから、自社の求人が埋もれやすい点に注意が必要です。掲載する情報量が増えるほど費用も増大しやすいため、応募条件や求める人物像をあらかじめ明確にし、必要な範囲に絞って活用しましょう。
人材紹介会社を活用する方法では、専門のエージェントが採用条件に合う候補者をスクリーニングした上で人材を紹介してくれます。
また、多くの人材紹介サービスは成功報酬型の費用体系を採用していることから、内定・入社が決まるまで費用が発生しないケースが一般的です。さらに、求人を非公開のまま採用活動を進められるため、競合他社に採用計画を知られたくない場合にも適しています。
ダイレクトリクルーティングとは、企業が候補者に直接アプローチする採用手法のことです。SNSや人材データベースなどを通じて、自社が求めるターゲット層へ直接働きかけられるため、質の高い母集団形成に有効な手法といえます。
リファラル採用とは、在籍する社員の紹介を通じて候補者を獲得する手法のことです。紹介者自身が自社の文化や働き方を理解しているため、カルチャーフィットした候補者を集めやすく、早期離職のリスクを低減しやすい点が強みです。
ただし社員の人脈に依存するため、母集団の規模を大きく確保する手法としては不向きな点も踏まえておきましょう。
タレントプールとは、各手法で集めた候補者の情報を一元管理し、最適なタイミングで再アプローチできる状態を維持するデータベースのことです。
選考の結果、すぐに採用に至らなかった候補者であっても、その場限りの関係で終わらせるのは大きな機会損失です。候補者を中長期的な自社の資産として蓄積し、適切なタイミングで再アプローチする仕組みを持つことが、安定した母集団形成につながります。
とはいえ、タレントプールの構築・運用には、候補者のステータス管理やスカウト文の作成など多くの手間がかかることも事実です。「XAION DATA」が提供する「XAION HR」であれば、独自のAIが自社の要件にマッチする候補者を自動でデータベース化し、タレントプールとして構築できます。さらに、経歴やステータスに応じた最適なスカウト文の作成から配信までをワンストップで効率化し、連絡タイミングの見極めもサポートします。
母集団形成を効果的に進めるには、闇雲に採用手法を実行するのではなく、段階を踏んで取り組むことが重要です。ここでは、基本となる3つのステップを紹介します。
母集団形成の出発点となるのが、採用目的と採用ターゲットを具体的に言語化する工程です。求めるスキルや経験、人物像を明確にし、現場部門を巻き込んでペルソナ設計を行いましょう。
その上で、まずは採用予定数と選考における各段階の通過率を設定します。そこから必要な人数を逆算すれば、母集団として確保すべき応募数を数値目標として導き出せます。目標値が過剰に大きいと選考工数が肥大化し、逆に小さすぎると内定辞退の際に採用目標を達成できなくなるリスクがあるため、適切に数値を算出することが大切です。
ターゲットと目標が定まったら、年齢層や職種、経験レベルに応じて、求人媒体、人材紹介、ダイレクトリクルーティングなど複数の手法を組み合わせて、母集団形成を進めます。
求人原稿やスカウトメッセージは、自社ターゲットに響く訴求内容に仕上げることがポイントです。職種ごとにメッセージを最適化すれば、応募率の向上につながるでしょう。開始後は応募数の推移や属性を随時確認し、想定から大きくずれている場合は早期に軌道修正する必要があります。
どれだけ効果的な手法を実行しても、振り返りを行わなければ次の改善にはつながりません。母集団形成は実行して終わりではなく、継続的な効果測定と改善が求められるプロセスです。手法別・媒体別の応募数、選考通過率、内定承諾率、定着率などをデータ化し、KPIを設定して振り返ることが、採用力の底上げにつながります。
「数は集まっているが質が低い」「応募はあるが通過率が悪い」など課題のパターンを特定できれば、原因に応じて手法や原稿、ターゲット設定を見直せます。採用後のミスマッチデータや定着率も含めて確認することで、次のサイクルに反映できる精度の高い改善が実現するでしょう。
母集団形成に取り組む中では、思うように成果が上がらない場面も出てくるものです。ここでは、多くの採用担当者が直面しやすい2つの課題と、その解決策を確認しましょう。
＜母集団形成のよくある課題と解決策＞
求人が思うように認知されていない場合は、SNS活用や合同説明会への出展、求人原稿のリフレッシュなど複数のチャネルを組み合わせて露出を拡大することが効果的です。
自社の知名度が低いことが原因であれば、社員インタビューや職場紹介コンテンツの発信といった採用ブランディングの強化で、候補者の関心を引き付けられます。ダイレクトリクルーティングで転職潜在層にアプローチする際は、無作為な一斉送信ではなく、ターゲットに合わせたメッセージのカスタマイズが返信率向上のカギとなる点も押さえておきましょう。
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応募者の質が低くなる原因の多くは、ターゲット設定の曖昧さにあります。求める人物像やスキル、経験を採用ページや求人原稿に具体的に記載することが、質の向上に有効です。
母集団の規模と質のバランスが崩れている場合は、特定の職種、スキルに特化した専門媒体や、業界特化型の人材紹介サービスへの切り替えを検討するとよいでしょう。どの手法から入ってきた候補者の通過率や定着率が高いかを継続的に分析できれば、費用対効果の高い手法へリソースを集中させやすくなります。
「XAION HR」であれば、AIが自社の採用要件にマッチした候補者を自動でピックアップし、パーソナライズされたスカウト文の作成から送信までをワンストップで効率化できます。アプローチした人材をタレントプールとして蓄積し、継続的なアプローチもサポートするため、運用工数を抑えながら採用力を高めたい方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。